Cómo organizar el trabajo con tus clientes es un aspecto importante de tu trabajo como asistente virtual, que sabemos que puede generarte un poco de ansiedad al comienzo. Porque nos lo has contado por email y porque ¡Nos ha pasado a nosotras también!
Así que para quitarte un poco de esa ansiedad, y a raíz de un email que nos enviasteis pregúntanodono cómo nos organizamos llevando la agenda o realizando tareas para varios clientes, te damos algunos tips a continuación.
TEN UN SOLO MEDIO DE APUNTES Y DE TAREAS PENDIENTES
Hay muchos medios por los que los clientes nos piden nuevas tareas, por teléfono, por whatsapp u otras apps de mensajería instantánea, por email…
Concentremos todo lo que nos piden en una libreta, ya sea una app de tareas pendientes, una libreta digital (desde un Word, hasta Notion… ), o tu agenda de papel de siempre. Yo, María, uso un cuaderno y apunto las tareas en diferentes colores según el cliente.
Nunca tengas esta lista de forma mental, pues puede parecer más larga de lo que es, y también se te puede escapar algún detalle.
A mi, Gaby, algunos clientes me agregan las tareas en una herramienta de gestor de proyectos (clickup) donde también se pueden poner notas, fechas límite, archivos, etc. Esta herramienta en particular, además es muy fácil de usar.
FECHA DE ENTREGA, TIEMPO QUE TE LLEVARÁ E IMPORTANCIA
Con cada tarea que te piden, apunta la fecha en la que debes entregarla (y si no la sabes, pregunta al cliente, para él concretártela no es gran problema y a ti te ayudará mucho). Solo te la tendrá que decir la primera vez, el resto de veces ya sabes cuándo la va a necesitar, si es semanalmente, mensualmente…
Además también deberás de tener en cuenta el tiempo que te llevará hacerla y la importancia que tiene para el cliente.
Cuando la tarea que te piden es la primera vez que la haces, calcula que te puede llevar más tiempo, cuando repites la tarea varias veces, ya podrás intuir cuánto tiempo te puede llevar.
TU FORMA DE TRABAJAR
Una vez que hayas clasificado las tareas, todo depende de cómo has decidido organizarte como asistente virtual. Suele haber dos formas de organizarte como asistente virtual:
- Por timeblocking
- A demanda
Si trabajas por timeblocking, cada día haz una lista de las tareas más importantes y que tienen que salir antes, y guíate por ella.
Si en cambio trabajas según la demanda de tareas que te van pidiendo tus clientes, ellos son los primeros que tienen que entender que tienes un tiempo limitado de trabajo, y colaboras con varios clientes. Por tu parte tienes que saber cuándo decir que no tienes ya más tiempo esa semana, o ese día y preguntar si la tarea puede ser acabada la siguiente semana, o en dos días.
Tu listado de tareas para ese día tiene que ser realista, no te pongas 100 tareas, porque si no te abrumas, y piensas que no has hecho nada en todo el día. Sí que has hecho, pero lo que te iba a dar tiempo a hacer, no más.
De hecho, cuando pienso que no me ha dado tiempo a nada, veo todas esas tareas que he hecho, las que no tenía en la lista que he hecho, y las que he ido tachándolas. Te darás cuenta de que no has parado.
Otra cosa que ayuda es irle poniendo al día al cliente de cuándo podrás hacer la tarea o cuánto te queda para tenerla hecha (si no lo sabes, tampoco pasa nada, le puedes dar una estimación). Él te agradecerá tener la información en todo momento.
Este post es solo una idea de cómo te puedes organizar, pero realmente hay miles, y poco a poco irás creándote una rutina y una organización personal adaptada a tu jornada de trabajo.
¿Tienes algún otro consejo? Déjanoslo en comentarios